Hinweise zum Datenschutz für Web-Seminare via Zoom
Wir möchten Sie hiermit über die Verarbeitung personenbezogener Daten im Zusammenhang mit der Nutzung von „Zoom“ informieren. Die nachfolgenden Ausführungen verstehen sich als Ergänzung der allgemeinen Datenschutzerklärung der Bayerischen Landesapothekerkammer, abrufbar unter:
Allgemeine Datenschutzerklärung
Sie akzeptieren, dass bei Nutzung des Dienstes gegebenenfalls keine Garantie zur Einhaltung des Datenschutzes gegeben werden kann und eventuell ein Zugriff von Dritter Seite möglich ist. Die Nutzung erfolgt auf eigene Gefahr und eigenes Risiko.
(1) Zweck der Verarbeitung
Wir nutzen das Tool „Zoom“, um Web-Seminare durchzuführen. „Zoom“ ist ein Service der Zoom Video Communications, Inc., die ihren Sitz in den USA hat.
(2) Verantwortlicher
Verantwortlicher für Datenverarbeitung, die im unmittelbaren Zusammenhang mit der Durchführung von Web-Seminaren steht, ist die Bayerische Landesapothekerkammer, Maria-Theresia-Straße 28, 81675 München, Telefon: 089/92 62 – 0.
Hinweis: Soweit Sie die Internetseite von „Zoom“ aufrufen, ist der Anbieter von „Zoom“ für die Datenverarbeitung verantwortlich. Ein Aufruf der Internetseite ist für die Nutzung von „Zoom“ jedoch nur erforderlich, um sich die Software für die Nutzung von „Zoom“ herunterzuladen.
Sie können „Zoom“ auch nutzen, wenn Sie die jeweilige Meeting-ID und ggf. weitere Zugangsdaten zum Web-Seminar direkt in der „Zoom“-App eingeben.
Wenn Sie die „Zoom“-App nicht nutzen wollen oder können, dann sind die Basisfunktionen auch über eine Browser-Version nutzbar, die Sie ebenfalls auf der Website von „Zoom“ finden.
(3) Welche Daten werden verarbeitet?
Bei der Nutzung von „Zoom“ werden verschiedene Datenarten verarbeitet. Der Umfang der Daten hängt dabei auch davon ab, welche Angaben zu Daten Sie vor bzw. bei der Teilnahme an einem Web-Seminar machen.
Folgende personenbezogene Daten sind Gegenstand der Verarbeitung:
Angaben zum Benutzer: Vorname, Nachname, Telefon (optional), E-Mail-Adresse, Passwort (wenn „Single-Sign-On“ nicht verwendet wird), Profilbild (optional), Abteilung (optional)
Meeting-Metadaten: Thema, Beschreibung (optional), Teilnehmer-IP-Adressen, Geräte-/Hardware-Informationen
Bei Aufzeichnungen (optional): MP4-Datei aller Video-, Audio- und Präsentationsaufnahmen, M4A-Datei aller Audioaufnahmen, Textdatei des Online-Meeting-Chats
Bei Einwahl mit dem Telefon: Angabe zur eingehenden und ausgehenden Rufnummer, Ländername, Start- und Endzeit. Ggf. können weitere Verbindungsdaten wie z.B. die IP-Adresse des Geräts gespeichert werden.
Text-, Audio- und Videodaten: Sie haben ggf. die Möglichkeit, in einem Web-Seminar die Chat-, Fragen- oder Umfragefunktionen zu nutzen. Insoweit werden die von Ihnen gemachten Texteingaben verarbeitet, um diese im Web-Seminar anzuzeigen und ggf. zu protokollieren. Um die Anzeige von Video und die Wiedergabe von Audio zu ermöglichen, werden entsprechend während der Dauer des Meetings die Daten vom Mikrofon Ihres Endgeräts sowie von einer etwaigen Videokamera des Endgeräts verarbeitet. Sie können die Kamera oder das Mikrofon jederzeit selbst über die „Zoom“-Applikationen abschalten bzw. stummstellen.
Um an einem Web-Seminar teilzunehmen bzw. den „Meeting-Raum“ zu betreten, müssen Sie zumindest Angaben zu Ihrem Namen machen.
(4) Umfang der Verarbeitung
Wir verwenden „Zoom“, um Web-Seminare durchzuführen. Wenn wir Web-Seminare aufzeichnen wollen, werden wir Ihnen das im Vorwege transparent mitteilen und – soweit erforderlich – um eine Zustimmung bitten. Die Tatsache der Aufzeichnung wird Ihnen zudem in der „Zoom“-App angezeigt. Wenn es für die Zwecke der Protokollierung von Ergebnissen eines Web-Seminars erforderlich ist, werden wir die Chatinhalte protokollieren. Das wird jedoch in der Regel nicht der Fall sein. Im Falle von Web-Seminaren können wir für Zwecke der Aufzeichnung und Nachbereitung von Web-Seminaren auch die gestellten Fragen von Web-Seminar-Teilnehmenden verarbeiten.
Wenn Sie bei „Zoom“ als Benutzer registriert sind, dann können Berichte über „Online-Meetings“ (Meeting Metadaten, Daten zur Telefoneinwahl, Fragen und Antworten in Web-Seminaren, Umfragefunktion in Web-Seminaren) bis zu einem Monat bei „Zoom“ gespeichert werden.
Eine automatisierte Entscheidungsfindung i.S.d. Art. 22 DSGVO kommt nicht zum Einsatz.
(5) Rechtsgrundlagen der Datenverarbeitung
Soweit personenbezogene Daten von Beschäftigten der Bayerischen Landesapothekerkammer verarbeitet werden, ist § 26 BDSG die Rechtsgrundlage der Datenverarbeitung. Sollten im Zusammenhang mit der Nutzung von „Zoom“ personenbezogene Daten nicht für die Begründung, Durchführung oder Beendigung des Beschäftigungsverhältnisses erforderlich, gleichwohl aber elementarer Bestandteil bei der Nutzung von „Zoom“ sein, so ist Art. 6 Abs. 1 lit. f) DSGVO die Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung. Unser Interesse besteht in diesen Fällen an der effektiven Durchführung von Web-Seminaren.
Im Übrigen ist die Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung bei der Durchführung von Web-Seminaren Art. 6 Abs. 1 lit. b) DSGVO, soweit die Web-Seminare im Rahmen von Vertragsbeziehungen durchgeführt werden. Sollte keine vertragliche Beziehung bestehen, ist die Rechtsgrundlage Art. 6 Abs. 1 lit. f) DSGVO. Auch hier besteht unser Interesse an der effektiven Durchführung von Web-Seminaren.
(6) Empfänger / Weitergabe von Daten
Personenbezogene Daten, die im Zusammenhang mit der Teilnahme an Web-Seminaren verarbeitet werden, werden grundsätzlich nicht an Dritte weitergegeben, sofern sie nicht gerade zur Weitergabe bestimmt sind. Beachten Sie bitte, dass Inhalte aus Web-Seminare wie auch bei persönlichen Besprechungstreffen häufig gerade dazu dienen, um Informationen mit Kunden, Interessenten oder Dritten zu kommunizieren und damit zur Weitergabe bestimmt sind. Weitere Empfänger: Der Anbieter von „Zoom“ erhält notwendigerweise Kenntnis von den o.g. Daten, soweit dies im Rahmen unseres Auftragsverarbeitungsvertrages mit „Zoom“ vorgesehen ist.
(7) Datenverarbeitung außerhalb der Europäischen Union
„Zoom“ ist ein Dienst, der von einem Anbieter aus den USA erbracht wird. Eine Verarbeitung der personenbezogenen Daten findet damit auch in einem Drittland statt. Wir haben mit dem Anbieter von „Zoom“ einen Auftragsverarbeitungsvertrag geschlossen, der den Anforderungen von Art. 28 DSGVO entspricht.
(8) Kontakt zu unserem Datenschutzbeauftragten
Sie erreichen unseren Datenschutzbeauftragten unter den nachfolgend angegebenen Kontaktangaben: Deltamed Süd GmbH & Co. KG, Untere Gasse 9, 71642 Ludwigsburg
Telefon: 07141-97457-0, Telefax: 07141-97457-14
E-Mail: dsb@deltamedsued.de
(9) Ihre Rechte als Betroffene/r
Sie haben das Recht auf Auskunft über die Sie betreffenden personenbezogenen Daten. Sie können sich für eine Auskunft jederzeit an uns wenden. Bei einer Auskunftsanfrage, die nicht schriftlich erfolgt, bitten wir um Verständnis dafür, dass wir ggf. Nachweise von Ihnen verlangen, die belegen, dass Sie die Person sind, für die Sie sich ausgeben.
Ferner haben Sie ein Recht auf Berichtigung oder Löschung oder auf Einschränkung der Verarbeitung, soweit Ihnen dies gesetzlich zusteht.
Schließlich haben Sie ein Widerspruchsrecht gegen die Verarbeitung im Rahmen der gesetzlichen Vorgaben.
Ein Recht auf Datenübertragbarkeit besteht ebenfalls im Rahmen der datenschutzrechtlichen Vorgaben.
(10) Löschung von Daten
Wir löschen personenbezogene Daten grundsätzlich dann, wenn kein Erfordernis für eine weitere Speicherung besteht. Ein Erfordernis kann insbesondere dann bestehen, wenn die Daten noch benötigt werden, um vertragliche Leistungen zur erfüllen, Gewährleistungs- und ggf. Garantieansprüche prüfen und gewähren oder abwehren zu können. Im Falle von gesetzlichen Aufbewahrungspflichten kommt eine Löschung erst nach Ablauf der jeweiligen Aufbewahrungspflicht in Betracht.
(11) Beschwerderecht bei einer Aufsichtsbehörde
Sie haben das Recht, sich über die Verarbeitung personenbezogener Daten durch uns bei einer Aufsichtsbehörde für den Datenschutz zu beschweren. Sie erreichen die für uns zuständige Aufsichtsbehörde für den Datenschutz unter den nachfolgend angegebenen Kontaktangaben:
Der Bayerische Landesbeauftragte für den Datenschutz
Wagmüllerstraße 18
80538 München
Telefon: +49 (0) 89/ 21 26 72 – 0
E-Mail: poststelle@datenschutz-bayern.de
(12) Änderung der Hinweise zum Datenschutz für Web-Seminare via Zoom
Wir überarbeiten diese Datenschutzhinweise bei Änderungen der Datenverarbeitung oder bei sonstigen Anlässen, die dies erforderlich machen. Die jeweils aktuelle Fassung finden Sie stets auf dieser Internetseite.